O grande problema da comunicação corporativa

Com base no Pai
Com base no AvôNos tempos de Internet, onde você de forma instantânea pode se comunicar com pessoas do outro lado do mundo ou ainda, pode passar um e-mail que certamente o outro receberá, é difícil acreditar que ainda podemos ter problemas de comunicação no âmbito de uma empresa ou até de uma corporação.

Estamos na era da comunicação, onde o e-mail, celular, Internet entra tantas tecnologias estão ai para nos aproximar e até importunar, mas todo o objetivo é aumentar a nossa interatividade com o mundo que está cada dia mais frenético e necessitado de respostas.

Por incrível que pareça, temos problemas e são muitos e vou procurar lista-los e para uma crítica construtiva, estarei incluindo também sugestões para melhora-la.

Mensagem Instantânea sem resposta
Com o advento do ICQ e seus filhos, como o MSN, Yahoo, AIM e agora o GTalk, o contato que poderia demorar algumas horas, passou para algo "instantâneo". Você vê o seu interlocutor on-line e já pode teclar com ele.

Não ignore a chamada
O chato, é que muitas pessoas tendem a ignorar as mensagens recebidas, por diversos motivos... por estar ocupado, não quer falar com o outro ou julga que não é importante.

Se você está ocupado, coloque como ocupado e se alguém te procurar, você poderá ou não responder. Se você estiver on-line... então responda!!!

Não deixe o outro esperando a sua resposta
Você iniciou uma conversa, então mantenha ela no ritmo de uma conversa. Não deixe o outro esperando a sua resposta

Se você tiver que atender o telefone, informe.

Se tiver que ir ao banheiro, avise!

Se estiver teclando com outras pessoas, avise

Se te fizeram uma pergunta, diga que vai ver... pelo menos diga o que está fazendo

As mensagens Instantâneas, devem ser comparadas ao telefone, pois, imagine você ficando calado do outro lado? Não dá né?!?!

E-mail pessoal não respondido
A pior coisa é você mandar um e-mail para alguém e não ter resposta. NENHUMA mesmo. Nada... nem um recebido... é complicado.

Imagine: Então, você, por pensar que o outro não recebeu, manda novamente... e continua sem resposta. Você vai lá e manda mais uma vez... e como continua sem resposta, imagina que o outro lado não está interessado.

A cena acima, é o que acontece comigo quase todos os dias... o e-mail é um sistema de mensagens que é assíncrono, mas não quer dizer que precisa ser totalmente sem resposta.

Quando for alguma mensagem comercial, não estou falando SPAM, porque SPAM merece é que seja denunciado no www.spamcop.net. Você deve responder com um agradecimento a mensagem, se você a leu, ou que lerá com calma e dera uma resposta oportunamente.

Mas estou ocupado: Então não use e-mail, porque ele tem essa conveniência, de você receber sem ser interrompido, ou prefere que o cara do outro lado te ligue? Que todos te liguem? Eu sempre reservo algumas horas do dia para dar as respostas aos e-mail. Faça o mesmo.

E-mail pessoal não lido
Esta é a pior de todas. Você manda para alguém a mensagem. Ela tem o seu grau de importância e quando você questiona o seu interlocutor, ele demonstra que não meu ou se faz de desentendido.

Ter uma caixa postal requer responsabilidade, não dá para simplesmente ignorar mensagens, não importa quantas que sejam.

Se você recebe muitas mensagens, procure seleciona-las em pastas, dando as devidas prioridades, mas não deixe de lê-las.

E-mail de algum grupo da empresa
É normal as empresas criarem pequenos grupos de usuários para informar, é o equivalente ao memorando circular, mas sem o incomodo de ser interrompido para ler e assinar.

Se você é usuário de algum grupo, seja coerente e não encha as caixas postais dos outros.

Mensagens respondidas sem sentido ou sem conteúdo
Tudo bem... você vai lá e responde a mensagem, mas não explica e nem procura deixar claro o que deseja e muito menos respondendo a mensagem de forma a se fazer compreender.

Recomendo que se utilize algo como [Ruben] entre os parágrafos, para que fique claro o que você pensa a cada momento da mensagem.

Sempre procurar imaginar que os outros não são videntes
É muito comum ouvir pessoas dizendo... pensei que você sabia, por isso não mandei ou não respondi a mensagem. Lembro que você comentou, achei que a mensagem era desnecessária.

Recomendo que você responda ou pelo menos pergunte todas as mensagens recebidas. Não imagine que o outro poderá saber de alguma forma.

Documente sempre
O e-mail é a forma mais interessante de se documentar alguma atividade. Seja um recado de telefone. Seja uma ordem de compra ou até algum comentário com algum colega sobre alguma atividade, o e-mail serve como memória, tanto para você, como para os outros. Eu já tive muitos problemas que forem resolvidos com a apresentação ou reenvio de mensagens, inclusive, os Logs do servidor de e-mail.

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